Come risparmiare tempo (e denaro) se hai una struttura ricettiva

Molte strutture ricettive, anche di piccole dimensioni, si lamentano dell’enorme quantità di tempo perso per compiere le attività minime richieste da una gestione standard:

  • dall’invio dei preventivi e conferme di prenotazione alla generazione di ricevute e fatture
  • dalla gestione delle attività di pulizie all’inserimento dei dati degli ospiti su Alloggiatiweb, Sistema Statistico Regionale e Rendiconto della Tassa di Soggiorno
  • dall’analisi dei dati statistici all’inserimento delle chiusure e sincronizzazione tariffe sui vari canali di prenotazione e altre attività

E c’è chi addirittura utilizza più gestionali per ognuna di queste, utilizzando il poco tempo che ha disposizione per mansioni amministrative, ripetitive e noiose. Tempo che potrebbe invece essere dedicato in maniera più proficua per attività utili a migliorare il rapporto diretto con gli ospiti e l’immagine della struttura.

Molto spesso, ci si ritrova infatti a inserire gli stessi dati più volte, per motivi diversi (ad esempio, in Alloggiatiweb e nei sistemi Istat). Ma perché, quando si può, invece, concentrare tutto in un unico strumento? E, in alcuni casi, perché acquistare più gestionali e spendere anche di più?

Check-in online

Ancora meglio, se poi i dati li può inserire direttamente l’ospite, anche prima dell’arrivo, magari mentre è in viaggio per ammazzare il tempo, e così, all’arrivo, tu, gestore, non devi perder tempo per l’inserimento dei dati e lui, l’ospite, è più contento di impiegare al meglio il tempo della vacanza.

Booking Engine/Channel Manager

Se poi hai un sito web e sei presente su diversi portali di prenotazione diretta, diventa più comodo avere un Channel Manager collegato al Booking Engine del sito e avere così sincronizzate le tariffe e le disponibilità, senza vivere con l’ansia da over-booking e non impazzire tra login vari e impostazioni tecniche. Un unico pannello di controllo di un gestionale potrebbe facilitare la vita, ci hai mai pensato?

Statistiche / Revenue / Controllo di Gestione

Se poi, inserendo i dati delle prenotazioni nel gestionale, in automatico, il sistema ti restituisce degli indici utili per capire l’andamento dell’attività (fatturato, entrate, costi, ecc.), potrai fare a meno anche di un Consulente Revenue per la definizione di un giusto piano tariffario per ottenere l’utile desiderato.

Gestione Attività Pulizie

In molti si trovano costretti a creare dei file da stampare e consegnare al proprio personale delle pulizie con le attività della giornata. Esistono gestionali che offrono la possibilità di configurare i calendari online per le attività di riassetto e pulizia condivisibili con account dedicati per accedere da qualsiasi dispositivo

Fatturazione Elettronica, Invio/Ricezione (SDI)

Inserendo le prenotazioni da Calendario, nella maggior parte dei gestionali, si possono generare direttamente i documenti fiscali (ricevute e fatture per caparra e saldo). Trovatene uno che ti consente non solo di generare le fatture nel formato elettronico (XML), ma anche di inviarle e riceverle tramite SDI.

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