Il PMS dovrebbe facilitare la vita a chi gestisce una struttura, in quanto consente di automatizzare dei processi che possono essere lunghi e ripetitivi se eseguiti manualmente. Scegliere, tra la varietà di quelli proposti sul mercato, non è semplice. Tuttavia, tra le caratteristiche principali, che deve avere un buon PMS, fondamentali per la sua scelta ci devono essere:
Booking Engine
La possibilità di potersi integrare al sito web della struttura, tramite Booking Engine, e di sincronizzare la disponibilità delle camere, dare la possibilità di prenotare con più tariffe, con offerte, sconti o pacchetti, prenotare anche tramite carta di credito a garanzia.
Channel Manager
La possibilità di collegarlo a vari portali e canali in XML (Booking, Expedia, Bedandbreakfast, Agoda, ecc.), tramite Channel Manager e gestire tariffe, restrizioni e disponibilità in maniera veloce e semplice.
Prezzo congruo
Un prezzo che sia in linea con le reali possibilità economiche della struttura. Abbonamenti in base al numero di camere gestite, ad esempio.
Facilità di configurazione e utilizzo
Facilità di di set up e di utilizzo, con interfaccia intuitiva e senza troppe funzionalità, a volte anche inutili, soprattutto se hai una piccola struttura.
Check-in on line, Invio dati e Comunicazioni per Questura, ISTAT e Tassa di soggiorno
La possibilità di gestire i check-in/check-out, l’invio diretto dei dati o la generazione delle schedine per Questura, sistemi statistici regionali e sistemi rendicontazione per la tassa di soggiorno, tutto da un unico strumento. Inoltre la possibilità di impostare i check-in on line, cioè le registrazioni on line da parte dei clienti, qualche giorno prima dell’arrivo.
Dati delle carte di credito a garanzia e pagamenti diretti
Gestire i pagamenti con carta di credito, in tutta sicurezza, tramite attivazione di un POS virtuale.
Prova gratuita
La possibilità di utilizzarlo gratuitamente per un periodo, per poter decidere se fa al caso tuo e se risponde alle tue esigenze prima di acquistare.
Assistenza
Assistenza e supporto tecnico tramite telefono, chat e email senza lunghe attese e materiale formativo (assicurati che sia in italiano)
Statistiche
Presenza, all’interno del gestionale, di strumenti statistici e di analisi per seguire l’andamento del fatturato della struttura, per camera e per canale, per periodi di tempo definiti
Gestione Attività Pulizie
Possibilità di organizzare le attività di riordino/pulizia delle camere con accessi al personale con limitazioni (account creati da gestore) e accesso, da parte del personale (es. BBPlanner con app Pulizie)
Impostazione Lingua Ospite
Possibilità di impostare la lingua dell’ospite, oltre all’italiano, per gestire le comunicazioni con gli stranieri (preventivi, voucher riepilogo prenotazione, check-in on line). Impostare testi descrittivi per camere, politiche di cancellazione, servizi, ecc.
Gestionale BBPlanner Suite
BBPlanner è un PMS completo, il migliore presente sul mercato per le piccole strutture ricettive, e l’unico che permette di risparmiare tempo, proprio perché sviluppato dal basso, grazie ai suggerimenti degli stessi gestori, realizzato quindi a loro misura e con interfaccia user-friendly e tecnologia drag and drop. Facile da utilizzare da qualsiasi dispositivo, sicuro nell’invio dei dati e veloce nel caricamento.
Completo di Booking Engine, Sincronizzazione Calendari ICAL, Channel Manager (per evitare overbooking, è connesso a 2 vie, capace di caricare/scaricare in automatico i dati delle prenotazioni delle OTA, modifiche di prezzi e disponibilità su tutti i canali connessi e di dialogare con il Booking Engine del sito, per aggiornare le disponibilità delle camere per prenotazioni dirette. Inoltre consente di inserire prenotazioni ricevute via telefono, email e persona, per avere tutto sincronizzato in tempo reale), Fatturazione, Invio Voucher e Preventivi, Invio diretto dati e generatore di schedine AlloggiatiWeb, Comunicazioni Statistiche e Tassa di Soggiorno, ecc.
Dopo la registrazione, si può utilizzare per 30 giorni gratuitamente con tutte le funzionalità al completo (tranne il Channel Manager, che richiede intervento di un tecnico, si può avere solo a pagamento). I costi, con i vari piani tariffari, si calcolano all’interno del gestionale (in base al numero di camere gestite e numero di canali da collegare in XML con Channel Manager), una volta effettuato l’accesso.
